各有關單位：
為進一步規范白家莊辦公區檔案管理工作，落實《中華人民共和國檔案法》《會計檔案管理辦法》等相關規定，確保檔案資料的完整性、安全性和可追溯性，更好地為辦公區各項工作提供支撐，中國科協白家莊辦公區開展文書、財務檔案數字化整理服務項目申報工作。現就有關事項通知如下。
一、項目名稱
2025年白家莊辦公區文書、財務檔案數字化整理服務項目。
二、項目采購需求
（一）工作目標
1.白家莊辦公區2013—2025年的文書檔案、財務檔案進行全面清查、分類、組卷、編號、裝訂，實現“統一標準、集中管理、規范存放”。
2.建立規范的檔案檢索系統，實現檔案實體管理與數字化管理相結合，提升檔案查閱、利用效率，滿足業務協同需求。
3.完善檔案保管設施，落實防火、防潮、防蟲、防盜等保管要求，明確檔案管理責任，建立長效管理機制，確保檔案長期安全保存。
（二）項目參考標準
1.符合國家行業標準《檔案整理歸檔規則》和《紙質檔案數字化規范》最新標準。
2.符合財政部、國家檔案局《會計檔案管理辦法》的要求。
3.符合《中國科協機關文書檔案管理辦法》的要求。
4.符合中央檔案館進館要求的標準。
（三）主要工作內容
1.文書檔案整理：文書檔案按“件”整理，單份文件以正文+附件為一件，成套會議材料、合同協議按自然件組合為一件；排序后編件號，填寫檔案封面（注明年度、機構、類別、件號、保管期限）和備考表（注明破損、補充情況）；采用三孔一線裝訂方式，裝入A4規格檔案盒，盒內附卷內目錄。上述工作須嚴格按照國家檔案局歸檔文件整理規則標準和數字化掃描標準執行，符合檔案整理及數字化規范要求。
2.財務憑證整理：財務檔案中會計憑證按憑證號順序排列，加裝憑證封面（注明單位名稱、年度、月份、憑證起止號）、封底，用憑證裝訂機裝訂成冊，編注冊號；會計賬簿、財務報表加裝封面和扉頁，注明年度、類別、冊數，采用線裝或膠裝；專項經費檔案按項目單獨組卷，將申報材料、審批表、支出憑證、審計報告、驗收報告等按流程排序，裝訂成卷，填寫案卷標題和卷內目錄。歷史憑證非必要不拆裝，須嚴格按照《會計檔案管理辦法》和數字化掃描標準執行。
3.數字化掃描及格式轉換：對上述兩類檔案開展電子圖像處理校對、電子圖像分件格式轉換、自檢、數據光盤刻錄備份等工作。彩色掃描模式、300DPI、JPEG格式，圖像處理后最終文件都轉換為PDF格式。數字化掃描文件影像效果以紙質檔案高清晰度為準。
4.信息著錄：全字段錄入，具體錄入字段按檔案情況和實際操作進行錄入，做好二人錄入，準確人機效應確保錄入文字準確。
5.數據備份：光盤硬盤各備份一套，確保數據安全。
6.白家莊辦公區要求的與檔案相關的其他工作。
（四）項目周期
本項目服務期限合同生效之日至2026年5月31日完成。
（五）其它要求
1.服務標準
（1）影像準確率、清晰度：100%（順序準確，不多頁、缺頁；清晰程度視原件質量檢查，由甲方認定）。
（2）影像、索引數據匹配準確率：100%。
（3）索引數據錄入錯誤率：萬分之三以內。
（4）系統錄入數據信息與檔案實物整理信息匹配度：100%準確對應。
2.最終成果
（1）紙質檔案整齊裝盒上架有序擺放。
（2）電子檔案實現檔案精準查詢利用的功能。
3.服務方式
乙方提供上門技術服務，乙方派員到甲方指定地點進行文檔整理、數字化管理等技術服務。
4.人員團隊
主要負責人具備不少于3年類似項目工作經驗。項目團隊人員均需簽訂保密協議。
5.驗收
乙方完成本項目的全部任務后，提出驗收申請，甲方進行項目驗收。
三、項目預算金額
項目預算金額：不超過人民幣35萬元。
注：項目預算包含為完成申報任務規定的內容及范圍并達到質量標準所需要的全部費用，采購人就申報任務約定內容將不再支付額外的費用。
四、申報資格條件
（一）在中華人民共和國境內注冊，具有獨立法人資格，獨立承擔民事責任的能力，不接受自然人申報，不接受聯合體申報；
（二）供應商應具有檔案數字化加工資質，并具有良好的商業信譽和健全的財務會計制度；
（三）有依法繳納稅收和社會保障資金的良好記錄；
（四）參加申報活動前三年內，在經營活動中沒有重大違法記錄（重大違法記錄，是指供應商因違法經營受到刑事處罰或者責令停產停業、吊銷許可證或者執照、較大數額罰款等行政處罰），如為新設企業，需提供當年驗資報告；
（五）供應商未被信用中國網站（www.creditchina.gov.cn）、中國政府采購網（www.ccgp.gov.cn）列入失信被執行人、重大稅收違法案件當事人名單、政府采購嚴重違法失信行為記錄名單。
五、申報方式
（一）申報單位可根據自身條件自愿申報。
（二）請意向申報單位在中國科協預算一體化門戶系統（https://ysyth.cast.org.cn/portal/login，技術服務電話：010-68585018）完成供應商注冊（見附件4）。此前在智慧計財系統注冊過的供應商需輸入用戶名，點擊找回密碼，重新設置密碼。
（三）材料報送。申報單位填寫《項目申報書》（見附件1）、《資格文件》（見附件2），并將紙質版申報書3份、紙質版資格文件1份（均需加蓋單位公章）密封完好后，通過現場遞交或郵寄的方式于2025年12月12日17:00前（采用郵寄方式的以材料寄出時間為準，逾期不再受理）報送至采購代理機構中貿國際工程招標（北京）有限公司，電子版（PDF蓋章版及word版）申報書發送至指定電子郵箱。電子版與紙質版內容應完全一致。采用郵寄遞交方式的須在郵寄包封外注明寄件單位、申報項目名稱、聯系人及聯系電話。
報送地址：北京市豐臺區西四環南路35號中都科技大廈 1009 室。
報送郵箱：190055134@qq.com
聯 系 人：張 ?立 ?18701333559
六、其他要求
1.《項目申報書》填寫要求要素齊全，目標合理，結構清晰，形式和內容規范。各申報單位須對《項目申報書》內容進行審查，保證客觀真實，并填寫審核意見，加蓋單位公章，法定代表人簽字。對于以虛假材料騙取項目經費的，將取消其申報資格，情況嚴重的將依法追究責任。
2.申報項目評審工作由第三方機構組織實施，評審結果在中國科協企業創新服務中心官網公示。
3.項目申報評審費用由經評審確定的各項目承擔單位承擔。評審費給付第三方機構。
七、聯系方式
聯 系 人：布老師
聯系電話：010-62130425
地 ???址：北京市朝陽區白家莊東里13號樓
預算一體化門戶系統技術咨詢
聯系人：莘 ?沛 張美琴 張 ?松
電 ?話：18701169852 13521506432 18710176297
中貿國際工程招標（北京）有限公司
聯 系 人：張 ?立
聯系電話：18701333559
附件：1.項目申報書.docx
中國科協白家莊辦公區
2025年12月5日